Comment améliorer vos processus métiers grâce à un logiciel BPM ?

par Nicolas · 4 juin 2020

logiciel pour bpm [source : Unsplash]

Le BPM (Business Process Management) consiste à analyser les processus primaires, secondaires et les supports afin de les améliorer en 5 étapes. Cela va garantir une plus grande qualité des produits et services d’une entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel PBM ?

C’est un ensemble d’outils et de méthodes qui vont permettre aux entreprises d’optimiser leur processus métiers. Ainsi, ils sont plus explicites, adaptables et exécutables. Le processus métier est l’ensemble des dynamiques mises en place dans le cadre d’une activité professionnelle. Cela regroupe les tâches et processus à effectuer pour que l’activité se déploie au mieux.

Pourquoi la maîtrise des processus métier est importante à l’entreprise ?

Il est devenu vital pour une entreprise de maîtriser les processus métiers pour qu’elle puisse prospérer sur le long terme. En effet, un process mal contrôle entraîne des frottements dans l’exécution des tâches et réduit l’efficacité de l’entreprise et sa capacité de production. Les technologies numériques accélèrent l’information et peuvent rendre illisible un grand nombre de procédures, surtout lorsqu’elles ne sont pas optimisées. Malgré cela, les entreprises n’ont pas encore le réflexe d’informatiser leurs informations. Elles manipulent encore les dossiers papier et communiquent via des emails pour, par exemple, coordonner leurs informations.

Comment optimiser son process métier avec un logiciel BMP ?

Il est avéré que la solution BPM offre de nombreux bienfaits à une entreprise. Elle apporte une vision globale de l’organisation, améliore les gains de temps, fluidifie les échanges internes, va abréger les prises de décisions et permet un suivi plus complet.

Pour que toute cette logistique fonctionne au long terme, il est important de choisir les bonnes fonctionnalités. La première chose à faire est de vous poser les bonnes questions. Pourquoi avoir besoin d’une solution BPM ? Quels sont les processus métiers de mon entreprise qui en ont le plus besoin ?

Ces questions vous mèneront probablement à une réflexion, voir à un audit interne pour étudier les besoins et les ajustements à prévoir dans le cadre d’une amélioration des process internes. À partir des réponses, vous pourrez mettre en place la solution la plus adaptée à vos problématiques. Par exemple, vous remarquez que votre service client n’est pas aussi optimal que vous le souhaitez. En collaboration avec un CXO, vous pourrez mettre en place un meilleur suivi client.

Comment propulser son entreprise vers le succès avec le BPM ?

Le logiciel BPM demande, nous l’avons vu, d’identifier ses problématiques et de fixer des objectifs d’améliorations. Son installation réclame aussi un travail de fond collectif impliquant toute l’entreprise. En effet, on ne peut pas transformer les processus métier d’une entreprise sans l’aval de l’ensemble des employés. Voici quelques pistes de réflexion pour améliorer la mise en place d’un logiciel BPM dans une structure.

1. Impliquer tout le monde, y compris la direction et le top management

Pour que la solution puisse prendre et vous apporter toute satisfaction, il est important que la direction de l’entreprise s’implique dans le projet. Le succès viendra en partie à cette condition. Pour cela, il faudra analyser les besoins de l’entreprise et comprendre qu’ils vont évoluer avec la nouvelle organisation. Cette étape est indispensable avant d’adopter et de déployer la solution BPM.

2. Nommer un référent pour le suivi des process métier sur le logiciel BPM

En nommant un chef de projet, chaque étape pourra être validée. Pour cela, il devra intégrer les demandes de la direction et proposer des indicateurs de suivi, être à l’écoute des utilisateurs et communiquer sur le projet avec clarté et transparence. Être capable de gérer le projet dans son ensemble avec souplesse et logique.

Sa priorité sera de définir les objectifs à atteindre et y intégrer des outils d’aide à la décision pour chaque étape du processus. Il va travailler en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles, informatique et métiers. Son rôle sera de les aider à intégrer les enjeux du métier à mettre en place des outils facile d’utilisation et ergonomiques en s’assurant de l’évolution du projet.

3. Encourager les équipes à utiliser l’outil BPM et les accompagner

Toutes les équipes concernées doivent être encouragées à la réutilisation des données et les outils déjà mis en place, être impliquées dans le déploiement de l’outil BPM et participer à la définition des processus. Il est important de bien préparer les salariés aux futurs changements mis en place au sein de l’entreprise. Savoir communiquer en expliquant les avantages et les bénéfices de cette solution à long terme.

4. Définir un budget

Le choix du budget alloué au logiciel BPM est tout aussi important. Il sera moindre si toutes les fonctionnalités choisies pertinentes pour votre entreprise. Faire le bon choix en vous appuyant sur tous les critères déterminants dont à besoin votre entreprise vous propulsera vers la voie du succès.

logiciel pour bpm [source : Unsplash]

Les avantages d’un logiciel BPM se définissent en fonction de chacun

L’implantation d’un logiciel BPM dans une entreprise comporte de nombreux avantages et vous aidera à travailler mieux. Il est important de comprendre que les avantages d’un logiciel BPM se définissent en plusieurs dimensions que ce soit au niveau individuel ou collectif.

Chacun profite du logiciel BPM en fonction de sa mission

Tout d’abord, chaque personne dans l’entreprise aura des avantages propres dans sa façon d’appréhender le travail avec un outil BPM. Les process étant fluidifié et l’information plus accessible, il est certain que chacun y trouvera son compte en fonction de sa position hiérarchique dans l’organigramme. Ainsi, le chef de projet n’aura pas les mêmes avantages qu’un cadre supérieur dans le recrutement ou qu’un ingénieur.

BPM : à chaque secteur ses avantages

Les bénéfices d’une solution BPM sont nombreux et touchent tous les secteurs d’une entreprise. La direction générale verra augmenter sa réactivité face aux évolutions du marché. La direction informatique verra les solutions se mettre en place en s’intégrant facilement : par exemple, l’impact de l’erp plus optimal.

La direction commerciale va suivre en temps réel l’exécution de projets en cours mais faire gagner aussi du temps aux commerciaux. Le service relation et après-vente va améliorer la qualité client en optimisant le travail des salariés du SAV.

La direction marketing pourra coordonner la totalité des services et en gérer les campagnes multicanal et suivre la satisfaction clients. La direction financière aura plus de facilité à gérer les budgets et les ressources humaines pourront accélérer les diverses demandes des salariés ( RTT, CP, absences notes de frais …).