Gestion de projet : comment Rester Performant ?

La gestion de projet requiert une bonne dose d’organisation et d’aptitudes à planifier et à rester zen… Il suffit de quelques recherches sur le net pour constater l’offre pléthorique en matière d’outils ou de logiciels de gestion et l’innovation qui en découle pour faciliter le quotidien de leurs utilisateurs.

L’utilisation d’un logiciel peut en effet, vous permettre de ne pas tomber dans les 9 erreurs présentes dans cet article. Celles-ci détaillent les problèmes courants d’organisation entreprise et les freins à la bonne mise en place d’un projet concluant.

Les 9 problèmes rencontrés lors de la mise en place d’un projet 

S’il existe une infinité de facteurs qui peuvent faire échouer un projet, voici les 9 plus courants. Les identifier vous aidera à réaliser un diagnostic pour envisager leurs résolutions.

En effet, les étapes de résolution d’un problème sont bien plus faciles à trouver, une fois le problème identifié n’est-ce pas ?

Pas assez de temps pour faire les choses : 

C’est un classique, le chef de projet a trop de choses à penser, à prévoir et n’arrive pas à gérer les imprévus. Plus le projet avance, moins on y comprend quelque chose. C’est une erreur très courante qui arrive dans la gestion de projet en entreprise.

=> Une meilleure estimation du temps à passer sur chaque tâche est dans ce cas indispensable pour réussir à mettre un terme à la mission. 

ex : un logiciel de gestion comme ASANA peut aider à mieux anticiper le temps à passer sur chaque tâche 

Vous n’arrivez pas à fédérer les équipes autour de la mission donnée

Le chef de projet fait tout ce qu’il peut pour planifier au mieux les choses, mais les équipes n’y croient pas. Impossible de fédérer ce petit monde autour d’un objectif commun. Cela est peut-être dû à un manque de clarification de sa part ou à un manque d’encouragement de la part de la direction.

=> Redéfinir les objectifs ensemble et pour tous, peut aider à motiver les équipes. Un vrai jeu politique en somme.  

Un projet planifié à la va vite…

Lorsqu’un projet est mal planifié, les coquilles s’enchaînent inexorablement l’une après l’autre. La faute incombe directement au chef de projet qui n’a pas su organiser l’ensemble des tâches. C’est une situation très frustrante qui peut faire échouer bien des missions. 

=> utiliser un logiciel de gestion performant peut vraiment aider le manager en difficulté. La plupart de ces outils propose la mise en place d’un planning commun qui permet à tous de constater les délais imposés pour chaque tâche. 

Bon à savoir : il existe aussi de nombreuses solutions comme les méthodes AGILE ou le diagramme de GANT. Ces méthodologies sont utilisables en parallèle d’un outil de gestion.

Peu de lisibilité sur le projet 

Il arrive qu’un projet soit bien organisé, mais mal documenté. Le chef de projet est alors seul maître à bord, connaît les délais et les respecte, mais personne ne comprends comment est organisée la gestion de celui-ci. 

Le chef de projet aura probablement développé ses propres outils pour gérer les imprévus, mais ne communique jamais. Il se contente de donner des ordres et de suivre ses routines. C’est assez frustrant pour les équipes opérationnelles qui ne savent pas où elles vont, et la direction qui ne sait pas vraiment comment se passent les choses sur le terrain. 

=> l’utilisation d’un logiciel de gestion peut apporter plus de lisibilité pour tous sur un projet. Une interface commune via le cloud peut dynamiser cette approche et baisser la frustration des équipes. 

Qui fait quoi et à quel moment ?

Ne pas être capable d’identifier qui fait quoi, ni à quel moment sur un projet aura de lourdes conséquences sur sa gestion. On est ici sur un problème profond. Encore une fois, le chef de projet est accusé (à raison). Il est impératif de trouver une solution utile et efficace pour déterminer qui fait quoi sur un projet pour clarifier la situation. Cela arrive souvent lorsque la mission est mal “vendue” ou que l’objectif n’est pas explicite dès le départ. On rentre alors dans un cafouillis de process dont il est difficile de sortir.

=> un outil de gestion vous sera alors très utile pour mandater vos partenaires ou vos prestataires sur des missions plus précises. Définir des responsables par tâches peut aussi vous aider à clarifier la situation. 

Gestion des conflits internes

La gestion des conflits internes d’une équipe est une des autres que le chef de projet aura à endurer. Les projets fonctionnent très souvent par équipe dédiée dans laquelle chaque intervenant connaît la capacité de travail de l’autre personne. A cela s’ajoutent les préjugés et les rumeurs qui courent sur tel ou tel collaborateur.

=> Un logiciel de gestion de projet ne vous aidera pas sur ce problème, des plus humains. Cependant, une gestion des tâches claire et bien organisée peut faire taire les mauvaises langues pour de bon. 

Pas de recul

Il est courant qu’un chef de projet n’ait pas beaucoup de recul sur ce qu’il tente d’organiser. Les raisons sont multiples et peuvent venir d’un manque de communication (ou pire de vision.) de la hiérarchie ou du client lui-même qui ne sait pas où il va. Avoir de la perspective sur un projet est capital, car cela permet de mieux gérer les efforts sur le long terme. Cela évite aussi les sprints pour terminer une livraison inattendue d’un fournisseur et qui demande aux équipes de faire quelques heures supplémentaires. 

L’absence de recul sur un projet impacte réellement le moral des équipes qui n’arrivent pas à gérer l’effort à fournir sur le long terme. Cela peut avoir une incidence sur la santé de vos collaborateurs.

=> Choisir un logiciel de gestion adapté peut vous aider à gagner en perspective pour prendre les meilleures décisions et pour mieux communiquer. 

Peur de la hiérarchie

La peur de la hiérarchie peut provoquer une vraie léthargie chez le chef de projet. Souvent cette peur part d’une mauvaise compréhension entre les équipes et d’un manque de communication. Un chef de projet qui n’est pas à l’aise dans sa mission ou avec ses responsables ne peut pas prendre les initiatives qui lui incombent . Il est très important de résoudre ce conflit avant de penser aller plus loin dans le projet. 

Conclusion 

En évitant ces erreurs types , vous vous assurez de la bonne gestion du projet. N’oubliez pas que vous  faire aider par un logiciel de gestion peut vous aider à être plus efficace pour définir les priorités. 

SOURCES 

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