Le lean management : une méthode radicale pour améliorer la productivité

par Nicolas · Publié 27 juillet 2020 · Mis à jour 26 juillet 2020

le lean management : méthode japonaise mise en place par Toyota dans les années 70

Forme de management d’entreprise axée sur l’amélioration du rendement et de la qualité, le lean management est aujourd’hui mis en place dans tous les secteurs d’activité. Qu’est précisément le lean management ? Quels sont les principes fondamentaux de cette technique de gestion ? Quels outils peuvent être utilisés ? Toutes les réponses ici.

Définition & origines

Née au Japon au milieu du 20e siècle, le lean management est une méthode de gestion et d’organisation du travail en entreprise visant à optimiser les performances et le rendement. « Lean » signifiant littéralement « maigre » ou « sans gras » exprime le fait de réduire la gestion de l’entreprise à l’essentiel en se débarrassant du superflu, dans le but de gagner du temps et de la qualité.

Cette méthode est inspirée de la gestion mise en place au Japon dans l’industrie automobile, plus précisément au sein du système de production Toyota dans les années 1970. Avec le lean management, les gestionnaires cherchent donc à améliorer la qualité et la rentabilité de la production.

Cette méthode s’applique aujourd’hui à tous les secteurs d’entreprise et est employée aussi bien par les grands groupes que par les start-ups.

Les principes du lean management

Le lean management est basé sur une amélioration continue des méthodes et des résultats. Il se base sur quelques 4 grands principes fondamentaux :

La compréhension précise des besoins des clients : comprendre ce qu’attends le client de votre entreprise et ne vous focaliser que sur l’essentiel. Cela implique de vous débarrasser de tous travaux superflus.
L’analyse, la compréhension et la résolution des problématiques rencontrées : analysez votre flux de travail du début à la fin, y compris toutes les activités de tous les membres de votre équipe (et éventuellement au-delà). Une fois que vous aurez fait cela, vous pourrez voir quelles activités apportent une valeur ajoutée et lesquelles n’en apportent pas.
La limitation du temps de production : le lean management vise à optimiser les flux de production en diminuant les étapes jugées inutiles d’un projet (validation, retouches etc...).
L’engagement et la satisfaction des collaborateurs : tout le monde doit s’impliquer pour la mise en place d’une stratégie de lean management. L’excellent opérationnelle de la production doit être un des objectifs à atteindre. Il est parfois bon de faire appel à des managers de transition pour dynamiser l’esprit d’équipe tant cette transformation est radicale.

Ces principes lui permettent de réduire les temps inutiles (tels que l’attente, la surproduction, les déplacements sans valeur ajoutée etc.), mais aussi la complexité et la non-qualité dans le but de limiter le gaspillage des ressources et d’atteindre l’optimisation des processus.

Le lean management prend à la fois en compte le système de production et le capital humain. Les deux objectifs visés par la mise en place de cette méthode sont la satisfaction totale des clients ainsi que l’épanouissement de chaque employé.

Quelles méthodes lean management choisir ? [source : Unsplash)

Quels sont les avantages du Lean management ?

Les principes du Lean sont conçus pour améliorer continuellement la productivité. Il est populaire parce que, lorsqu’il est bien fait, il fonctionne. Voici quelques-uns de ses avantages :

Moins de gaspillage : L’amélioration continue de votre flux de travail vous permet d’éliminer les problèmes de productivité et les tâches qui n’ajoutent rien.
Se focaliser sur l’essentiel : En supprimant les activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée, votre équipe peut se concentrer sur celles qui en apportent.
Une meilleure motivation : lorsque les employés sont capables de se concentrer sur un travail utile et percutant, plutôt que sur un travail occupé sans valeur, ils ont un meilleur sens de l’objectif à atteindre.
Une façon plus intelligente de travailler : Les outils mis en place par le lean management permettent aux équipes de ne travailler sur des tâches que lorsqu’il y a une demande précise. Ils peuvent consacrer alors leur temps libre à la préparation ou à la formation.
Plus de valeur pour le client ou pour l’innovation : En supprimant les tâches qui n’apportent pas réelle de valeur ajoutée, vous pourrez consacrer plus de temps à celles qui en apportent. Cela garantit un produit de meilleure qualité, souvent plus innovants et des relations clients au beau fixe.

Le Lean management présente-t-il des inconvénients ?

Comme pour toute chose, il y a des inconvénients. Mais, comme tous les inconvénients, il y a des mesures que vous pouvez prendre pour minimiser les risques. Voici les principaux éléments à surveiller :

Le manque de temps : le Lean nécessite une certaine planification et du temps en amont : vous devrez vous plonger dans votre flux de travail actuel et dans les activités de l’équipe, ce qui pourrait inclure le suivi des choses sur une certaine période (si ce n’est pas déjà fait), ainsi que des discussions avec les membres de l’équipe et les chefs des autres équipes.
Des mises à jour régulières : vous devrez programmer des réunions fréquentes (de nombreuses équipes Lean organisent une réunion quotidienne) pour discuter du travail accompli, de ce qui doit être fait et de tout problème qui pourrait se présenter.
Un manque de stratégie à long terme : certaines organisations se concentrent tellement sur les tactiques Lean qu’elles perdent de vue la situation dans son ensemble. Une façon de contourner ce problème est de créer une charte de projet pour chaque projet, ainsi qu’une déclaration de mission globale.
Pas assez d’adhésion de la part des équipes : le lean management est considéré comme une méthode de travail radicale qui exige l’adhésion totale des équipes. Celles-ci devront travailler de manière indépendante, sans trop de direction, ce qui risque de ne pas fonctionner si votre équipe est inexpérimentée.
Source de stress : la mise en œuvre d’une nouvelle stratégie peut également être source de stress, surtout s’il s’agit d’une méthodologie particulièrement axée sur les résultats
Demande un plan B : le Lean management est une méthode d’organisation du travail basée sur les besoins actuels du projet. Tout projet aura ses goulots d’étranglements. Si par exemple vous disposez de peu de personnels (ex : des salariés en congés maladies…) les retards peuvent s’accumuler rapidement. La mise en place d’un plan d’urgence peut vous donner une certaine marge de manœuvre.

Le lean management et ses outils de productivité [source : Unsplash]

Les outils du lean management

Plusieurs outils divers peuvent être utilisés pour atteindre les objectifs visés par le lean management.

La méthode 5S permet par exemple d’améliorer les conditions et le temps de travail en se concentrant sur l’organisation, la propreté et le rangement. Il s’agit d’une méthode japonaise mise en place dans les ateliers Toyota et qui s’applique aujourd’hui très bien à la gestion du travail en entreprise.

La méthode des 5S permet ainsi de réduire le gaspillage de temps, d’améliorer l’environnement de travail, d’optimiser les déplacements et in fine le chiffre d’affaires.

Tout un panel de méthodologies annexes

On peut également citer la méthode Six Sigma qui vise à améliorer l’efficacité des processus via l’analyse des besoins clients (par le biais de sondages et questionnaires de satisfaction) et des statistiques de vente et de production.

Le management visuel fait lui aussi partie des outils mis en place dans le lean management. Il permet de partager de l’information et de résoudre des problématiques. La méthode Kaizen, la méthode SMED et la méthode Kanban permettent elles aussi d’améliorer les processus, de réduire le gaspillage de temps et d’optimiser la gestion des stocks.

Enfin, la méthode VSM (Value Stream Mapping) entre également dans le panel d’outils du lean management et vise à analyser les processus pour identifier ce qui les ralentit.