Comment optimiser la gestion des frais de déplacement
Les frais de déplacement représentent une charge assez importante pour l’entreprise. C’est un poste de dépense qui a tendance à croître de façon organique si on ne le contrôle pas au quotidien. La difficulté est que le contrôle des frais demande beaucoup de temps et implique plusieurs personnes. Fort heureusement, il existe des règles simples à mettre en œuvre pour optimiser ce processus et le rendre ainsi beaucoup plus efficient pour l’entreprise.
PLAN
La procédure des notes de frais
La première chose à faire si vous voulez mieux contrôler le volume des frais de déplacement, c’est de mettre en place une procédure pour encadrer les notes de frais.
Cette procédure devra être portée à la connaissance de tous les employés dès leur arrivée dans la société. Cette étape d’information est essentielle. A défaut, beaucoup d’employés dépasseront les plafonds prévus et argueront ensuite qu’ils n’étaient pas au courant de leur existence.
Vous l’avez compris, cette procédure a pour but de délimiter le périmètre des dépenses acceptables dans le cadre d’une mission pour le compte de l’entreprise. Voici notamment les éléments à spécifier :
- La classe de réservation pour l’avion suivant la durée de vol,
- Le nombre de kilomètres maximum qu’un employé peut effectuer avec son véhicule personnel,
- La catégorie d’hôtels réservable (nombre d’étoiles),
- Le plafond de dépenses pour un repas en France et à l’étranger,
- Le type de transport autorisé : taxi, transport en commun ou VTC.
Cette procédure permet de fixer des règles communes de fonctionnement qui s’appliquent à tous les employés. C’est très important pour la cohérence de l’organisation.
La digitalisation des notes de frais
De nos jours, des outils informatiques ont été développés pour faciliter le traitement d’un certain nombre de tâches. C’est le cas des notes de frais. Ainsi, des solutions telles que Mon Intranet permettent de gérer les ordres de mission et les notes de frais de façon dématérialisée.
Comment cela fonctionne concrètement ? Très simplement, l’employé soumet le récapitulatif de ses frais. Ensuite, le workflow envoie la demande au responsable hiérarchique qui la valide. Il ne reste alors plus au comptable qu’à rembourser les frais engagés.
Les avantages de la digitalisation sont nombreux :
- Gain de temps au moment de la saisie des frais.
- Meilleur contrôle sur les dépenses grâce à la prise en compte de plafonds automatiques.
- Workflow de validation pour une standardisation du processus d’approbation et de remboursement des frais.
Ainsi, il n’y a plus de trous dans le processus de contrôle qui devient systématique et fluide.
Comment réguler les frais de déplacement d’une entreprise ? – Photo by Alexander Schimmeck on Unsplash
Une approche pragmatique des déplacements
Très souvent, avec le temps, il s’installe une certaine dérive dans la manière dont les déplacements sont envisagés au sein d’une organisation.
A la base, un déplacement est prévu pour rencontrer un client ou accomplir une mission précise qu’il n’est pas possible de remplir à distance. Malheureusement, ce scope a tendance à être élargi pour donner lieu à des voyages pas toujours très justifiés. En voici quelques exemples :
- Réunion client impliquant plus de personnes qu’il n’en faudrait.
- Réunion d’équipe trop régulière dans un lieu souvent attractif et coûteux.
Tout cela finit par nuire à la marge bénéficiaire de l’entreprise. Les frais de déplacement représentent une charge. Tout le monde a déjà assisté à une réunion avec 25 personnes autour de la table dont on se demande pourquoi elles sont toutes là. C’est une perte de temps et d’argent pour l’entreprise.
Il faut donc responsabiliser les employés mais aussi les managers qui autorisent les déplacements. A chaque fois, ils doivent se demander si le déplacement est pertinent. Est-ce qu’ils feraient un tel déplacement si c’était leur argent personnel qui était en jeu ? Est-ce qu’il n’est pas possible de se contenter d’une visioconférence ou d’un échange téléphonique ?
Les outils modernes de communication doivent permettre de réduire l’empreinte carbone des entreprises en ayant un impact positif sur la réduction du volume des voyages d’affaire.
Comment limiter les remboursement de frais de déplacement ? – [Photo by bruce mars on Unsplash]
Un véritable objectif d’entreprise
Très souvent, les entreprises calculent des budgets en début d’année. Ces budgets prévoient un certain nombre de déplacements.
Le contrôle défaillant et la croissance des affaires font que ces budgets sont souvent complètement consommés en juillet ou en septembre. Du coup, l’entreprise limite les déplacements au strict nécessaire voire stoppe tous les déplacements pour réduire ses dépenses de fonctionnement. Cela engendre de la frustration et impacte les affaires.
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Il eut été bien plus pertinent d’adopter dès le départ un mode de fonctionnement responsabilisant pour les employés. Chaque manager devrait avoir un budget fixe pour ses déplacements. Charge à lui de le gérer en bon père de famille. A chaque déplacement, il doit se challenger pour voir s’il est vraiment indispensable et utile pour le business.
A la fin de l’année, ceux qui obtiennent les meilleurs résultats tout en ayant un empreinte carbone réduite devront être récompensés. On passera ainsi d’un mode de fonctionnement contraint et rigide à quelque chose de plus fluide et adapté aux affaires.
