Améliorer la gestion des encours clients, c’est possible !

par Nicolas · Publié 14 mars 2019 · Mis à jour 14 mars 2019

Il n’est pas rare de tomber sur des clients qui éprouvent beaucoup de difficultés à honorer leur engagement. Cette situation est difficile à gérer, car cela impacte vos prévisions financières. À votre tour, il vous sera pénible de payer les salaires de vos employés ou même vos fournisseurs. Il est donc impératif de relancer le client à chaque fois pour espérer entrer en possession des fonds. La gestion des encours clients est un vrai problème pour le chef d’entreprise. Pourtant, il est tout à fait possible d’automatiser certains process, pour gagner en efficacité. Voici quelques astuces pratiques pour garantir le paiement de vos crédits par les clients.

Qu’est-ce qu’un encours ?

Un encours est la somme des créances d’une entreprise. Autrement dit, il s’agit du montant de l’ensemble des ventes de services ou prestations réalisées par une entreprise, mais qui n’a pas encore été payée par les clients.

Cette définition de l’encours client met en exergue la responsabilité du client. Ce dernier est le premier acteur sur lequel l’entreprise doit miser pour faire rentrer des devises dans ses caisses. Dans le cas d’espèce, il est nécessaire de maîtriser ses encours pour mieux gérer son entreprise.

Pour quelles raisons optimiser ses encours ?

Plusieurs raisons peuvent être à l’origine du non-paiement d’un client notamment les difficultés financières, la négligence ou le désir volontaire de ne pas payer. Face à cela, il existe des procédés qui peuvent permettre d’optimiser ses encours auprès du client.

L’objectif premier d’utilisation d’un procédé pour améliorer ses encours est de limiter les besoins de trésorerie d’une entreprise sur le court terme. En effet, il arrive que la morosité économique contemporaine ne permette pas aux clients d’être réactif quant au paiement de leurs dettes. Il est alors nécessaire de disposer de quelques outils de gestion qui permettent de suivre attentivement l’évolution des encours de chaque client.

Bon à savoir : Il existe aussi des logiciels dédiés pour améliorer la gestion de l’encours client. C’est la cas de Clearnox qui permets d’automatiser certaines tâches ingrates et chronophages.

Comment mieux gérer les encours clients ? sorce image : Pixabay

Les outils pour mieux gérer les encours de ses clients

Il existe plusieurs façons d’améliorer la gestion de ses encours clients. Cela vous aidera à diminuer vos risques d’insolvabilité.

1. Le diagnostic (ou audit)

il est impératif d’établir un diagnostic précis pour comprendre l’existant de l’entreprise. L’audit va permettre d’améliorer une activité via la réalisation d’un l’état des lieux précis. Il s’agit ici d’effectuer une analyse de la trésorerie (entrées et sorties) qui va permettre d’identifier les principaux freins qui conduisent à une mauvaise gestion des encours client. Tous les services impliqués (administratif, financier, technique, commercial) doivent être pris en compte pour des résultats probants. On parle aussi de contrôle de gestion (qui s’inscrit alors dans une démarche plus globale)

2. Les conditions générales de vente

Les conditions générales de vente sont un outil simple à mettre en place et assez performant pour limiter les impayés et diminuer drastiquement les encours clients. Compte tenu de l’avancée de la technologie, il est souvent nécessaire de les repenser à chaque fois( cf la loi RGPD).

En posant vos conditions dès l’avant-vente et en disposant de conditions commerciales claires (ex : pénalités en cas de retard paiement), vous démultipliez vos chances de ne pas avoir de retard. Définissez aussi clairement que possible les marges de négociation.

3. Améliorer les possibilités de paiement

Tous les clients ne sont pas de mauvais payeurs, certains sont tout simplement lent ou peu à l’aise avec la technologie. Mettre en place un moyen de paiement plus facile et pratique peut vous aider à gagner en efficacité. Proposer par exemple un compte Paypal ou Skrill pour des paiements rapides.

4. La redynamisation de l’entreprise

Lorsqu’on gère une entreprise qui a beaucoup d’encours, c’est certain qu’il y a un dysfonctionnement au sein de la structure. Vous pouvez remotiver le personnel en proposant des primes sur la performance et en désignant un responsable chargé de la gestion des clients. En cas de problèmes, il est le plus habileté à intervenir pour décanter la situation.

Vous pouvez aussi faire appel à des experts en gestion de crise de type manager de transition qui se chargeront de prendre les choses en main. C’est une solution coûteuse, mais qui peut convenir aux PME à la dérive.

5. Scoring client

Après avoir pris le temps de faire tout cela, songez maintenant à définir les conditions d’octroi d’encours et de recouvrement. Sur la toile, vous trouverez certainement des outils adaptés à vos besoins pour réduire les risques d’insolvabilité.

Etablir un scoring client est un bon moyen d’anticiper les problèmes. Cela donne une vue commerciale sur chaque client et vous aide à prévoir les retard de paiements.

6. Créer un document de référence à disposition de tous

Pour vous prévenir de tous risques, il est très important d’inscrire les différentes étapes d’obtention d’encours et de recouvrement dans un document de référence. Ce dernier doit être connu de tous vos employés afin de faciliter sa mise en application. Il doit donc être facilement accessible, depuis un intranet, voir être mis en avant par les services RH et intégré dans la communication interne de l’entreprise.

Plusieurs entreprises rencontrent de plus en plus de difficultés pour savoir comment calculer un encours client. Heureusement qu’aujourd’hui, il existe des outils capables de vous donner une entière satisfaction.