Comment optimiser la comptabilité d’une petite structure ?

Lancer son entreprise ne se limite pas à l’élaboration du business plan. Dès le début du projet, vous devrez penser aux formalités administratives, aux stratégies de communication et de vente, ainsi qu’à l’aspect financier et au suivi comptable du projet. En effet, la gestion de la comptabilité doit faire partie des responsabilités du dirigeant. Alors, comment optimiser sa comptabilité quand on est à la tête d’une petite entreprise ? Cet article vous donne 8 conseils pratiques pour améliorer la gestion comptable de votre société.

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1. Élaborez une charte comptable en bonne et due forme

Pour optimiser la comptabilité d’une entreprise, commencez par élaborer une charte de comptes. La charte de comptes est une nomenclature qui vous aidera à classer vos données comptables par rapport à un standard de présentation précis.

Une fois votre plan bien élaboré, vous pourrez l’importer dans un logiciel spécialisé où tous les mouvements seront organisés automatiquement selon vos paramètres de réglage.

2. Déléguer sa comptabilité où la faire soi même ?

Rien ne vous oblige – au niveau de la loi – de recruter un comptable, il sera cependant obligatoire de passer cabinet par un cabinet d’expertise comptable – comme Keobiz – si vous externaliser cette tâche à un prestataire.

Vous pouvez cependant choisir de faire vous-même votre comptabilité. C’est ce que font de nombreux indépendants et freelances avec des petits logiciels de gestion.

Pour une entreprise de taille moyenne ou avec quelques employés, il est fortement recommandé de faire appel à un cabinet d’expertise comptable. Cela vous assurera une tenue plus propre et valide des compte vis à vis de l’administration fiscale et vous fera gagner beaucoup de temps.

3. Ouvrez un compte bancaire professionnel

Ce qui cause souvent des problèmes en termes de comptabilité pour une TPE, c’est la gestion de la trésorerie. En effet, nombreux sont les dirigeants qui ne dissocient pas les opérations privées et les transactions professionnelles qu’ils effectuent dans le cadre de leurs activités. Et c’est au moment des démarches de contrôle fiscal que les choses se compliquent.

C’est justement pour éviter cette situation peu plaisante qu’il faut ouvrir un compte bancaire entreprise. De cette manière, l’organisation comptable sera plus simple, car la personne chargée de la gestion se focalise exclusivement sur ce compte professionnel.

En France, il est obligatoire de créer un compte bancaire dédié à votre entreprise dès la création de votre entreprise. C’est la loi qui le dit [source]

4. Informez-vous par rapport aux taxes de vente

Gardez toujours en tête que vous devrez avoir un rapport de taxes dans vos procédures comptables (comptes 63 du plan comptable général). En effet, vous êtes tenu de facturer des taxes de vente comme la TVA à votre clientèle. Voilà pourquoi vous devrez bien vous renseigner, car le système de taxation est soumis à des règles strictes et cela peut changer selon les pays. (voir aussi TVA intracommunautaire)

Les procédures varient en fonction de la région dans laquelle vous êtes implanté. Le lieu de résidence de vos clients doit être pris en considération par la même occasion. Si vous n’êtes pas sûr des démarches à mettre en place en ce qui concerne ces taxes, faites appel à un expert-comptable qui se chargera de vous conseiller et de vous accompagner dans chaque étape.

5. Ayez toujours une traçabilité de vos transactions

Les pièces comptables sont toujours d’une importance capitale, quel que soit le montant y étant inscrit. Pour assurer ainsi une meilleure gestion des comptes de l’entreprise, gardez impérativement une trace de vos dépenses et de vos entrées d’argent. Reçus, factures, bons de commande, etc., ne perdez aucun justificatif qui vous sera par ailleurs indispensable lors des déclarations fiscales et autres procédures administratives. Autant que possible, conservez-en une version physique (papier) et une trace électronique (mail, scan…).

Vous pouvez aussi jeter un œil à notre article sur l’archivage des documents obligatoires d’un entreprise pour y découvrir des conseils précieux.

6. Apprenez à bien gérer votre trésorerie

Dans une petit entreprise, la gestion de la trésorerie ne peut être dissociée de la comptabilité. La trésorerie constitue en effet un indicateur de viabilité de votre activité et un problème de trésorerie peut causer la faillite de votre entreprise si vous ne parvenez pas à la régler.

En pratique, elle détermine votre capacité à financer vos dépenses au quotidien par rapport à la somme dont vous avez à disposition. Si vous n’êtes pas en mesure de bien gérer vos liquidités, tournez-vous vers un spécialiste de la comptabilité pour vous accompagner.

Il existe des solutions pour mieux gérer vos encours clients et recevoir les paiements dans les délais. Cela peut vous aider à solidifier votre trésorerie.

7. Tenez des livres de comptes tout au long de l’année d’exercice

La tenue de livres comptables est plus que nécessaire, quel que soit votre domaine d’activité. C’est ce document qui reprend l’ensemble des opérations comptables effectuées au quotidien sur une année fiscale. Il vous aidera énormément à faire le bon choix si vous devez prendre des décisions d’affaires importantes.

En tant que dirigeant d’une petite structure ou d’un petit commerce, vous pouvez vous occuper personnellement de la tenue de vos livres de comptes. Cependant, pour un gain de temps optimal, et surtout pour la fiabilité des traitements des chiffres, vous pouvez contacter un expert-comptable pour s’en charger.

N’oubliez pas que la gestion comptable et financière représente un enjeu de taille pour assurer l’autonomie de votre entreprise. N’hésitez donc pas à la confier à un spécialiste qui dispose déjà des outils de traitement nécessaires (logiciel de comptabilité professionnel), et qui a les compétences requises pour ce faire.

8. Définissez bien vos moyens de paiement

Pour tout règlement de factures de la part de vos clients, il est nécessaire de définir à l’avance les moyens de paiement que vous acceptez et ceux qui ne vous conviennent pas. Sachez qu’il existe des systèmes qui impliquent des frais de transaction plus ou moins élevés, et qui affectent inévitablement vos comptes.

Assurez-vous donc de choisir celui qui est sécurisé, mais dont le coût n’occasionnera pas trop de disparités au niveau de votre comptabilité. Et si vous avez besoin de conseils juridiques par rapport à l’enjeu de ces différents moyens de paiement sur vos finances, tournez-vous vers un expert-comptable.

Conclusion : la comptabilité en soi n’est pas très compliquée pour une petite entreprise, mais il est primordial de bien la réaliser. Aussi facile puisse t’elle paraître, elle peut s’avérer complexe sur certains sujets (des points de lois spécifiques) et vous prendra beaucoup de temps. Alors, si vous n’aimez pas beaucoup les chiffres et les lois – faites appel à un spécialiste des comptes pour vous venir en aide.