Comment réussir l’archivage numérique de ses documents professionnels ?
Les papiers administratifs sont des documents légaux que toute entreprise doit pouvoir conserver un certains nombres d’années. C’est une contrainte exigée par la loi qui impose une logistique sur mesure pour chaque société. Voyons comment bien gérer l’archivage numérique de documents sans perdre la tête.
PLAN
Faire le tri dans les documents actuels…
La première chose à faire lorsque l’on veut classer ses archives est probablement de prendre un peu de hauteur. Vous devez impérativement faire le tri dans vos documents actuels et identifier ceux qui sont importants de ceux qui ne le sont pas.
Il existe plusieurs manières de trier les documents. Il n’y a pas de méthodes miracles et cela dépend souvent du contexte de l’entreprise. Vous pouvez par exemple choisir de faire un premier tri par date (si ce n’est pas déjà fait) ou par type de documents.
Si vous vous posez des questions sur la durée de conservation des documents, ce lien vous aidera : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134
Identifier chaque type de documents vous permettra de savoir ce que vous pouvez jeter ou pas.
Il faudra impérativement prévoir un lieu de stockage adapté pour stocker vos documents. Pour cela, vous pouvez par exemple faire appel à des sociétés de stockage spécialisées comme HOMEBOX qui propose des gardes meubles dans toute la France. Cette solution est assez pratique si vos locaux sont étroits ou mal adaptés pour le stockage.
D’autant que la solution du garde meuble implique davantage de sécurité et évitera que chacun puisse aller fouiller dans les archives de l’entreprise. En revanche, vous n’aurez pas vos documents papier à portée de main, sauf si vous les numérisez..
Sur le même sujet : comment évaluer le prix d’un garde meuble ?
Numériser les documents lorsque cela est possible
Scanner vos documents importants permet à la fois de sécuriser l’existence de vos documents papiers et vous offre plus de souplesse pour la gestion de vos archives. En effet, les documents scannés stockés sur un serveur sont accessibles à tous et tout le temps (en fonction du niveau de permission que vous autorisez).
Pensez à faire une nomenclature facile
Avant de vous lancer et de scanner tous vos documents, il sera impératif de penser à une nomenclature pour chaque type de documents. Une bonne nomenclature doit être lisible, perenne et facile à retenir. Sans cela, vous risquez de vous perdre dans votre propre système de classement.
Le Cloud comme système d’archivage électronique
Une fois que tous ces éléments sont réunis, vous devez pensez « cloud ». Le cloud permet de faire des miracles en matière d’archivage électronique. Vous pouvez gérer votre propre espace en achetant un espace sur Pcloud ou Dropbox pour stocker vos documents. Nous ne pouvons que vous recommander de passer à l’utilisation de logiciels de « smart documents » ou de contrats électroniques pour mieux archiver vos documents sans passer par la case papier.
Ces outils numériques sont désormais très au point et permettent de remplacer les contrats papiers qui encombrent bien souvent des étagères entières. Grâce aux signatures électroniques, les smart documents vous permettent aussi de gagner du temps et de laisser vos documents en sécurité sur un serveur que vous n’avez même pas à gérer. Bref, c’est une situation gagnant / gagnant pour tout le monde.
Conclusion
l’archivage numérique de documents est une étape très importante dans la vie d’une entreprise. C’est aussi un moment clé – à ne pas prendre à la légère – pour effectuer une transition digitale fonctionnelle. Cela vous permettra plus de souplesse dans la gestion de votre organisation et plus de clarté à l’heure de le prise de décision. C’est aussi et surtout un avantage indéniable pour booster l’efficacité de votre comptabilité.
